Vergaderen na je vakantie

08-09-2020

De vakantie is voorbij… Nadat iedereen weer een beetje ‘geklimatiseerd’ is, wordt het tijd om de koppen bij elkaar te steken om er samen weer vol tegenaan te gaan! Zo’n eerste vergadering na de vakantie kan nog wel eens wat rommelig verlopen. Daarom hebben wij wat tips:

  1. Bepaal van te voren het doel van de vergadering. Je gaat niet zonder reden vergaderen, maar wil iets bereiken. Denk daar als eerste goed over na.
  2.  

  3. Hierna maak je een duidelijke agenda. Mail deze van te voren en vraag of er nog iemand iets wil toevoegen en hoeveel tijd ze daarvoor nodig denken te hebben. Zo laat je ze weten wat te verwachten en zich hierop voor te bereiden.
  4.  

  5. Geeft daarbij ook de rolverdeling aan. Als initiatiefnemer ben jij de voorzitter, maar bepaal ook al van te voren wie er bijvoorbeeld gaat notuleren. Zo hoef je hier geen tijd aan te besteden tijdens de vergadering.
  6.  

  7. Geef bij de start van de vergadering aan dat jullie deze agenda volgen en bijpraten over de vakantie bij het koffieautomaat kan. Een tip is dan ook om regelmatig een korte pauze in te lassen. Zo houdt iedereen zijn of haar hoofd erbij en is er ruimte om even bij te kletsen. Iedereen moet er natuurlijk weer even inkomen…
  8.  

  9. Zorg dat de vergaderruimte passend is ingericht en alle benodigdheden aanwezig zijn. Denk dus na over de beste opstelling voor de vergadering en wat je nodig denkt te hebben, zoals pennen, papier, een flipover met stiften of een scherm met aansluiting voor je laptop. Heb je er wel eens aan gedacht om buiten de deur te vergaderen? Bij een externe vergaderlocatie kunnen de medewerkers je veel van deze zaken uit handen nemen. Ook geeft het medewerkers vaak energie om in een andere omgeving te zijn.
  10.  

  11. Niet alleen pauzes en de omgeving zijn belangrijk voor het energielevel van de deelnemers, maar ook de verzorging van de ‘innerlijke mens’. Zorg ervoor dat er voldoende drinken aanwezig is en eventueel een lunch of borrel achteraf.

 

Bij Green Planet bieden we uiteenlopende vergadermogelijkheden. Een korte vergadering of juist een uitgebreid dagprogramma? We kijken graag samen naar wat past bij jouw wensen.

Lees er meer over of neem contact met ons op.